ERP´S PARA LEGOS . SAP BUSINES ONE O MICROSOFT DYNAMICS AXAPTA
Breve diccionario técnico para ayudar al conocimiento del mundo de los ERP´s y entender sus herramientas
Escrito por Mauricio Rubaja
Alba Spectrum Group
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Algunas de las actitudes que me ha dejado la experiencia como consultor de sistemas de gestión, es cuidar la forma de expresión, evitando términos técnicos que podrían colocar en una situación incómoda al interlocutor de ocasión.
El avance tecnológico de hoy en día, y la necesidad de comunicar esos avances y ventajas hace que forzosamente algunos términos sean incorporados al lenguaje de los negocios de gestión.
Es por eso, que nuestra intención en este breve artículo es mencionar los términos principales y más comunes utilizados por softwares como SAP Business One , Microsoft Dynamics Axapta, Microsoft Dynamics Navision y la mayoría de aplicaciones del mercado, con el objetivo de clarificar los conceptos de ellos y también ayudar en cierta forma a identificar y relacionar las necesidades su Empresa y las ventajas ofrecidas de cada software:
ERP : Sus siglas significan en inglés Enterprise Resource Planning, es el último estadio en la evolución de las filosofías de MRP, y su función es interactuar con áreas de Finanzas, Costos, Inventarios, Planeamiento, Producción, Control de piso de fábrica, Compras, Ventas, CRM, y RRHH y últimamente BI .
Pocos ERP´s del mercado detentan esta categoría, y manejan con solvencia áreas tan conflictivas como administrar los tiempos de operaciones de equipos de planta; BI (Business Inteligence) o CRM (Customer Relashionship Manager) –Ya dentro de esta categoría Microsoft ofrece su solución Dynamics Axapta. En cuanto SAP BO – a pesar de su simplicidad - incorporó a su paquete una solución CRM de excelentes resultados en la parte gráfica y análisis en general.
MRP II : Sus siglas significan en inglés Manufacturing Requirement Planning. Su actividad es el planeamiento de las necesidades de producción ya sea de mano de obra, equipamientos, materias primas y materiales en general. Es difícil establecer diferencias entre MRP II y ERP, y las mismas deben ubicarse en el rango de las aplicaciones financieras, presupuestarias, CRM y BI .
MRP : Sus siglas significan Material Requirement Planning. Es el primer estadio en soluciones de gestión de abastecimientos y se limita a la planificación de las necesidades de consumos (materias primas, materiales, etc) dejando el planeamiento de equipos a las filosofías CRP (Capacity Resource Planning). SAP Business One utiliza esta tecnología, lo que lo hace de manejo simple y adecuado para Empresas pequeñas y medias con cuadros de producción simples.
CRP: Sus siglas, como se menciona más arriba significan en inglés, Capacity Resource Planning, y se utiliza para planificar los insumos medidos en unidades de tiempo (horas, minutos). Algunos softwares del mercado trabajan con esta dos filosofías (Navisión, por ejemplo).
B.O.M Siglas en inglés de Bill of Materials - o Lista de Materiales - Refiérese a los elementos necesarios a consumir o transformar para producir un producto acabado o semielaborado. Su utilización es imprescindible para el planeamiento de la producción, ya que a partir de las necesidades de producto acabado, los sistemas ERP, descomponen las necesidades en semielaborados, materiales, materias primas y dependiendo de la complejidad del software, en mano de obra y equipos. Esta actividad también es conocida como Explosión de Materiales.
Capacidad: Tiempo medido en unidades horarias que un equipo necesita para producir.
Otro aspecto que distingue este tipo de recursos de las materias primas, materiales, etc. es que estos últimos son tangibles, ocupan espacio físico y son pasibles de inventario.
Ya los de capacidad, no son tangibles y sus consumos se determinan por cálculos teóricos o medidores.
Capacidad infinita: Sumatoria de tiempos de producción, en forma secuencial.
Es decir en un cálculo de planeamiento sus tiempos se suman, no considerando que dos equipos trabajen al mismo tiempo.
Capacidad finita: Filosofía utilizada en softwares mas completos (como Axapta) para hacer ajuste fino de los tiempos de ocupación de las maquinas. Este ajuste fino, se refiere a los procesos de solapamiento de las máquinas, tendiendo a disminuir los cuellos de botella. Es la base para que una herramienta gráfica sea utilizada en la asignación de procesos productivos por equipo.
Las producciones se representan en forma gráfica, con el mouse se desplazan las mismas adaptando así los horarios y días a la situación de disponibilidad del parque de producción. Estas alteraciones gráficas son pasadas automáticamente a los programas de producción.
Lead Time: Tiempos de abastecimientos. Se utiliza para indicar, por ejemplo, el tiempo necesario (medido en unidades de tiempo) para efectuar una compra
El proceso de MRP lleva en consideración estos tiempos para indicar la fecha de lanzamiento una orden de compra. En ese cálculo es posible incluir también, el tiempo necesario de control de calidad antes de liberar el material para su consumo
Stock proyectado: Es el cálculo efectuado por una rodada de MRP para obtener la cantidad necesaria de producto. Partiendo de una proyección en el tiempo de stock (stock proyectado a determinada fecha = cantidad en stock mas ingresos futuros menos salidas futuras)
Customización: proceso de definiciones y programas para adaptar el software a las características propias de su empresa.
Las customizaciones deben ser consideradas dentro del proceso normal de una instalación de ERP, ya que un software enlatado es como un traje de confección, siempre requiere alguna reforma. –Ud. debe tratar de modificar lo mínimo posible- La pregunta clave en estos procesos es: que sucederá con las customizaciones cuando se cambia de versión. Los fabricantes de softwares destinan un área especial en la arquitectura de la aplicación, para que una nueva versión no destruya las customizaciones incorporadas al software (SAP Business One, o Microsoft Dynamics Navision, ya disponen sus softwares con esta arquitectura).
Versión: ‘Modelo’ de aplicación instalado.
Las empresas proveedoras de software actualizan sus aplicaciones en función de desarrollos continuos o investigación de mejorías, cuando esto sucede y se lanza una nueva versión.
Release: Es la misma versión con las mejorías leves. Cuando las mejorías son substanciales se cambia de versión.
Addons : Otra forma de llamar a los releases. Son programas especiales que potencian la aplicación. Cuando está eligiendo un software, consulte los addons disponibles. Esto, con seguridad, le ahorrará dinero de customizaciones. (SAP Business One, Dynamics Navision y otros publican en sus sites la lista de addons disponibles, muchos de ellos orientados a un mercado en particular).
Partner: Representante de determinado proveedor de software. Para alcanzar esta categoría las empresas postulantes deben pasar severos exámenes con el proveedor de la solución.
Que aplicaciones tienen los ERP´?
Financieras: Excelentes generadores de presupuestos. Partiendo de pronósticos de ventas, se generan diferentes visiones de planeamiento, que suministran información de compras y producciones futuras.
Planeamiento: Planificar partiendo de estimaciones desde las cargas de máquinas, hasta la provisión de materiales. Es el paso necesario para formular presupuestos a largo, mediano y corto plazo.
Integración de información: Por su condición de ser un disparador de sucesos administrativos, financieros, logísticos y de producción, limitan al mínimo la creación de registros paralelos. Esta condición de unificador de base de datos, hacen de estas filosofías óptimas proveedoras de datos para cubos OLAP, destinados a BI.(Business Intelligence)
Administrador de Eventos de ciclo de Ventas: Por ser los pronósticos de ventas el impulso inicial de una actividad de ERP, algunos ya incorporaron el módulo de CRM. (Axapta, SAP Business One).
Las listas de términos, expresiones y aplicaciones crecen continuamente, por lo que, en función de la síntesis que este artículo debe tener, queremos finalizar con estos consejos:
Las ventajas ofrecidas por los diseñadores de ERP´s son útliles para determinadas funciones que no son necesariamente las que su Empresa podría aprovechar mejor. Softwares enlatados, por su condición de tal siempre necesitarán alguna adaptación, para que sean 100% efectivos en su Empresa. Seleccione el que mejor se adapte a sus necesidades y menos trabajo de customización requiera.
Evalúe sus necesidades, para determinar que software se ajusta mejor a sus características de empresa:
Si su sistema de producción es simple, sin conflictos de producción, y necesita, por ejemplo, gran poder de análisis y rápida instalación, piense en SAP Business One.
Si su sistema de producción es complejo, tiene cuellos de botella en la producción, gran cantidad de usuarios, piense en otro tipo de ERP , como Dynamics Axapta.
Analize como un todo las ventajas y desventajas de los paquetes que está evaluando. Sólo después de eso, tome la decisión adecuada.
Si tiene dudas, consulte a los especialistas. Una consulta le va a generar ahorro de tiempo y dinero.
Las tendencias señalan que en el futuro próximo el mercado de los ERP´s, serál iderado por las grandes corporaciones proveedoras de estas herramientas de gestión. Microsoft Dynamics, SAP y Oracle. Esta orientación debe ser factor determinante en la hora de elegir.
Si necesita soporte o aclaración de estos conceptos, no deje de comunicarse con nosotros em: México DF +52-55-535-04027, San Pablo +55-11-3444-4949, EUA +1-866-528-0577 ou +1-630-961-5918 ou email help@albaspectrum.com
Mauricio Rubaja es consultor de sistemas de gestión en Alba Spectrum Technologies ( http://www.albaspectrum.com/ ) - Microsoft Business Solutions Great Plains, Navision, Axapta, MS CRM, Oracle Financials e IBM Lotus Domino Partner. Atendemos clientes corporativos en las siguientes industrias: Aerospacial y Defensa, Medicina y Salud, Distribución y Logística, Bancos y Financieras, Ventas mayoristas y minoristas, Químicas, Gas y Petróleo, Búsqueda de Personal, Publicidad y Marketing, Textiles, Farmacéuticas, Instituciones sin fines de lucro, Bebidas, Bienes Durables y Manufactura.
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