Microsoft CRM интеграция: SharePoint Document Gateway

Борис Макушкин

Alba Spectrum Technologies

(095) 918-3314, (095) 918-3111, help@albaspectrum.com  

MS CRM близка к автоматицации документо оборота предприятия, в свое время реализованого на Lotus Domino.  В этой небольшой статье мы описываем решение основанное на интеграции с MS SharePoint.

Microsoft CRM является относительно новым игроком на рынке CRM приложений для компаний всех размеров – от мелких до крупных.  Техническая концепция этого продукта, однако весьма отлична от традиционной.  В случае традиционных CRM систем, как Siebel, Oracle – архитектура предполагает многоплатформность и в лучшем случае независимость, реально же минимальную настройку на конкретную платформу (Windows, Unix, Linux, итд.).  Microsoft CRM создана на Microsoft Windows платформе и использует целый спектр технологий Microsoft: Активную директорию Windows, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL сервер, Crystal Reports Enterprise, Biztalk сервер, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains и в скором будущем Navision (что более актуально для нашего российского рынка) как интегрированую ERP систему.  Это означает что MS CRM возможна только на платформе Микрософт и по мнению одних экспертов сужает ее возможности, особенно учитываю возрастающую конкуренцию среди операционных систем, а по мнению других наоборот расширяет – так как позволяет использовать все ресурсы операционной системы Windows и многочисленных технологий Microsoft.

            Основным неудобством при работе с хранимыми документами в MS CRM в виде аттачей для Activity является отсутствие встроенных инструментов для коллективной работы, что, в условиях наличия нескольких сотрудников, занимающихся обслуживанием запросов от одних и тех же клиентов, является просто таки необходимым условием. В настоящий момент работа с приложенными документами в MS CRM возможна по пути сохранения документа в локальной файловой системе и последующим редактированием с добавлением измененного файла обратно в CRM. Это крайне неудобно и с той точки зрения, что для работы с документами клиентов в MS CRM требуется наличие дорогих лицензий для всего персонала фирмы, что, безусловно, замедляет скорость внедрения MS CRM на предприятии.

            В настоящий момент все большую популярность приобретают системы хранения документов наподобие Microsoft SharePoint, Oracle Files и пр. Внедрение подобных систем на производстве позволяет сократить временные расходы, связанные с потерями изменений в документах, упорядочить потоки движения документов по инстанциям, реализовать систему версионирования изменений, обеспечить доступ к документам через систему веб-порталов  и пр.

            Целью разработки настоящего продукта является интеграция системы Microsoft SharePoint и MS CRM для хранения документов. Давайте рассмотрим основные моменты технической реализации:

• Основой модификации со стороны MS CRM является изменение стандартного поведения системы на открытие аттача в Activity. В настоящий момент CRM предлагает простое сохранение документа в файловой системе. В измененной форме предлагается сохранить документ в SharePoint Document Library (необходимую библиотеку может жестко задать администратор MS CRM) или оставить в MS CRM как есть (для малозначимых документов). С момента сохранения документа в SharePoint Document Library он не храниться как ранее в MS CRM – там теперь будет храниться только ссылка на документ. Так же добавляется возможность открытия и модификации документа по месту открытия, что ускоряет процесс работы с MS CRM весьма значительно.
• Таблица соответствий мест хранения документов расположена в отдельной базе данных и не затрагивает основные таблицы MS CRM
• Процесс сохранении документа в MS SharePoint происходит при помощи MS CRM – SharePoint bridge, которые производить добавление или обновление существующего документа в заданную Document Library при помощи вызовов MS SharePoint Web Services
• После добавления в Document Library, MS CRM – SharePoint bridge регистрирует документ в специальной таблице для последующего извлечения данных или регистрации нотификационного механизма
• Далее, заинтересованные пользователи могут работать с необходимыми документами при помощи Microsoft Office System 2003 или другими программными продуктами, которые могут получать доступ к документохранилищу MS SharePoint
• Обратная связь обеспечивается компонентом MS SharePoint Event Handler. Это специальный обработчик, который отслеживает изменение состояния документов, переданных из MS CRM в документохранилище, и информирует владельца Activity об этих изменениях путем создания нотификаций на домашней странице MS CRM. Пользователь может посмотреть историю изменения документа – кто, когда и какие правки вносил
• Перейдя к Activity, где был прикреплен документ, помещенный в MS SharePoint Document Library, и нажав на кнопку открытия документа, пользователь MS CRM получит актуальную копию необходимых данных
• Данный подход обеспечивает прозрачность при работе с документами MS CRM во всем информационном пространстве организации
• Возможными путями расширения данного продукта является добавления возможности управления библиотеками документов прямо из MS CRM, административный интерфейс для обзора состояния документов переданных в MS SharePoint, набор отчетов о состоянии документов в хранилище, управление правами (Author, Reader, Contributor etc) из MS CRM, интеграция страниц портала в MS CRM и пр.

Удачи во внедрении, кастомизации, проектировании и мы конечно же всегда рады вам помочь  Позвоните нам в Москве: (095) 918-3314, (095) 918-3111, в США: 1-866-528-0577! help@albaspectrum.com

Борис является MS CRM специалистом в Роникс Системс ( http://www.ronix.ru ) компании партнере Microsoft Business Solutions и входящей в группу Альба Спектрум ( http://www.albaspectrum.com ) – устанавливающей и внедряющей Navision, Great Plains, Microsoft CRM клиентам в Москве, Петербурге, Казани, Киеве, Смоленске, Нью Йорке, Чикаго, Мехико, Германии.